Formaliteiten
Net als bij de ‘veertien dagen’ brief (zie hiervoor onder Incasso) moet ook bij het opstellen van de dagvaarding wel alle formaliteiten van de Wet in acht genomen worden. Is de debiteur eigenlijk wel in verzuim? Welke kantonrechter of rechter is bevoegd? Of is arbitrage of bindend advies overeengekomen? Wie moet er eigenlijk worden gedagvaard en wanneer en op welk adres? En wat kan er allemaal eigenlijk wel en niet worden gevorderd van de wanbetaler?

Rechtbank of Kantonrechter
Een gerechtelijke procedure moet plaatsvinden voor de juiste rechter. Dit geldt zowel voor de juiste soort rechter (absolute competentie), als voor de rechter van de juiste plaats (relatieve competentie). De meeste regels hierover staan in het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Voor de juiste soort rechter geldt in grote lijnen dat vorderingen van een bepaalde soort (bijvoorbeeld huurzaken en arbeidszaken) en vorderingen tot Euro 25.000,00 behandeld worden door de kantonrechter. De overige vorderingen worden in beginsel behandeld door de Rechtbank. Zoals reeds blijkt uit de bewoordingen ‘in grote lijnen’ en ‘in beginsel’, bestaan hierop de nodige uitzonderingen. Voor de rechter van de juiste plaats geldt in beginsel dat de rechter van de woonplaats van gedaagde bevoegd is.

Ook hierop bestaan de nodige uitzonderingen. U kunt hier bijvoorbeeld denken aan meerdere gedaagden die in meerdere plaatsen wonen, of een procedure over een onroerende zaak waarover geprocedeerd kan worden bij de rechter uit de plaats van die onroerende zaak.

Advocaat of zelf doen
Als u gedagvaard bent (of wilt dagvaarden) voor de kantonrechter bent u niet verplicht om een advocaat in te schakelen. Vaak wordt dan een deurwaarden ingeschakeld als gemachtigde. Bent u gedagvaard om te verschijnen voor de Rechtbank (of wilt u de ander dagvaarden voor de rechtbank) dan is bijstand door een advocaat wel verplicht volgens de wet. Komt u in dat laatste geval zelf, zonder advocaat, dan zal de Rechtbank oordelen dat u ‘niet bent verschenen’. Dat laatste is anders indien u bent gedagvaard in een kort geding. Daar kunt u als gedaagde partij (niet als eisende partij) wel zonder advocaat verschijnen. U kunt in dat geval echter geen tegenvordering instellen.

Vorderingen
Wanneer u de rechter wilt verzoeken om in een vonnis te bepalen dat een ander geld aan u moet betalen, dient goed omschreven te zijn waarom dat zo is. Dat lijkt vaak makkelijker dan het is. Niet alleen zijn er de nodige juridische termen en hun betekenis (opeisbaarheid, ingebreke, verzuim) maar ook de nodige formaliteiten (ontvangsttheorie, de ’14-dagen brief’). De meest voorkomende vorderingen zijn nakoming (meestal betaling van de overeengekomen hoofdsom), schadevergoeding (waaronder vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten), de wettelijke rente (of de wettelijke handelsrente) en de proceskosten. Tot die laatste kosten behoren naast (een deel van) het salaris van de gemachtigde en de advocaat ook het griffierecht. Griffierecht is het bedrag dat de eiser aan de kantonrechter, of eiser en gedaagde aan de rechtbank, dienen te betalen om hun zaak te laten behandelen door de rechter.

Dagvaarding
Vrijwel iedere incasso start met opstellen van een dagvaarding. Deze dagvaarding moet vervolgens bij de ander ‘bezorgd’ worden door een deurwaarder. Dit wordt betekening genoemd. Door deze betekening is de dagvaarding een exploot geworden. Een ambtelijk stuk dat bezorgd is volgens de regels die de wet daaraan stelt. Door betekening van deze dagvaarding weet de ander wat er gevorderd wordt, waarom dit wordt gevorderd en aan welke rechter (en op welke dag en tijdstip) zal worden gevraagd een vonnis uit te spreken.

Hoor en wederhoor
Omdat de dagvaarding slechts één kant van het verhaal is, wordt de gedaagde in de gelegenheid gesteld om op de dagvaarding te reageren. Bij de kantonrechter kan dit zonder advocaat. In de dagvaarding zal staan dat deze reactie kan plaatsvinden op de dag waartegen die ander is gedagvaard (zowel mondeling of schriftelijk), maar ook schriftelijk op een later tijdstip. Als de gedaagde op deze zitting verschijnt en mondeling zijn reactie wil geven, zal de kantonrechter vaak vragen om deze reactie op papier te zetten. Het is dan ook gebruikelijk om de kantonrechter voor deze zitting mee te delen dat een schriftelijk reactie (de conclusie van antwoord) zal volgen. In een procedure waar bijstand van een advocaat verplicht is, zal de advocaat een mededeling voor u doen. Nadat de conclusie van antwoord door de rechtbank is ontvangen, zal deze datum en tijdstip vaststellen voor een mondelinge behandeling (de comparitie van partijen). Op een mondelinge behandeling zullen zowel de eiser als de gedaagde hun vorderingen en hun verweren aan de rechter toelichten. Uitzondering is het kort geding. Bij een kort geding vindt de mondelinge behandeling plaats op de dag en het tijdstip waartegen is gedagvaard. Dat is de dag en het tijdstip genoemd in de dagvaarding. Het moge duidelijk zijn dat als u bent gedagvaard in kort geding, u zo snel mogelijk contact met een advocaat dient op te nemen. Doet u dat pas op het laatste moment dan zal uw advocaat zich niet goed, of zelfs niet, kunnen voorbereiden op de rechtszitting.

Het vonnis
In het vonnis bepaalt de rechter uiteindelijk wie wat moet doen of nalaten en (vanaf) wanneer dat moet. Dat kan per direct zijn (uitvoerbaar bij voorraad) of pas wanneer er geen hoger beroep (of ander rechtsmiddel) meer mogelijk is (kracht van gewijsde). Maar met dit vonnis bent u er vaak nog niet. Die ander moet natuurlijk nog wel doen of nalaten wat de rechter in dit vonnis heeft bepaald. Doet hij dat niet, dan zult u dit moeten afdwingen.

Bevel tot betaling
Voor het afdwingen van hetgeen in het vonnis is bepaald, heeft u weer de deurwaarder nodig. De deurwaarder zal die ander in een officieel stuk (exploot) in kennis stellen van het vonnis (betekenen), bevel doen om binnen 2 dagen aan het vonnis te voldoen (of binnen de termijn die is bepaald in het vonnis) en tot slot aanzegging doen van executie als niet tijdig aan het vonnis wordt voldaan.

Executie van het vonnis
Indien ook na de termijn in het exploot van betekening niet wordt voldaan aan het vonnis, kan de deurwaarder het vonnis executeren. Executie kan plaatsvinden op verschillende manieren. In het geval er geld betaald moet worden, zal de deurwaarder beslag leggen (meestal executoriaal derdenbeslag). In dat laatste geval zal de werkgever, bankinstelling of debiteur dan worden geïnformeerd dat hij niet meer (alles) mag betalen aan de geëxecuteerde, maar aan de deurwaarder moet betalen. De deurwaarder betaalt hetgeen hij vervolgens ontvangt weer aan degene die het vonnis laat executeren. Ook komt het voor dat de deurwaarder beslag legt op roerende zaken (het huisraad, de voorraden, et cetera) of op onroerende zaken (de woning of het bedrijfspand). In die laatste gevallen zal dan verkoop van die zaken plaatsvinden door, of in opdracht van, de deurwaarder.